La descripción archivística es un proceso fundamental en la conservación y preservación de los documentos y materiales que componen los archivos. En Colombia, se utiliza el estándar ISAD(G) para describir y catalogar los documentos y materiales que se encuentran en los archivos. En este artículo, se presentarán ejemplos de descripciones archivísticas según ISAD(G) Colombia, y se explorarán los conceptos y principios que guían este proceso.
¿Qué es ISAD(G)?
El estándar ISAD(G) es una norma internacional para la descripción archivística, desarrollada por la International Council on Archives (ICA). La versión utilizada en Colombia es ISAD(G) Colombia, que se basa en la versión internacional, pero también incluye adaptaciones para el contexto colombiano. ISAD(G) Colombia se utiliza para describir y catalogar los documentos y materiales que se encuentran en los archivos, y se enfoca en proporcionar información clara y concisa sobre la naturaleza, contenido y alcance de cada documento o material.
Ejemplos de descripciones archivísticas según ISAD(G) Colombia
- Ejemplo 1: Un documento de cartas personales de un líder político colombiano, fechado entre 1940 y 1950, se describe como: Colección de cartas personales de Jorge Eliécer Gaitán a su familia y amigos, fechadas entre 1940 y 1950, que contienen información sobre su vida personal y política.
- Ejemplo 2: Un archivo de empresa, que incluye documentos financieros y comerciales, se describe como: Archivo de la empresa textil ‘Colombia S.A.’, que contiene documentos financieros y comerciales, incluyendo balance general, contabilidades y contratos, que reflejan la actividad económica de la empresa entre 1950 y 1980.
- Ejemplo 3: Un grupo de photographs de una familia colombiana, tomadas entre 1920 y 1960, se describe como: Colección de photographs de la familia ‘González’, tomadas entre 1920 y 1960, que muestra la vida familiar y social de la familia en diferentes momentos históricos.
Diferencia entre ISAD(G) y otros estándares de descripción archivística
ISAD(G) Colombia es un estándar específico para la descripción archivística en Colombia, que se basa en la versión internacional. Sin embargo, hay otros estándares de descripción archivística utilizados en diferentes partes del mundo, como DACS (Describing Archives: A Content Standard) en Estados Unidos, y ARCS ( ARCHIVUM – Content Standard) en Argentina. Aunque estos estándares comparten objetivos similares, ISAD(G) Colombia tiene adaptaciones y especificidades para el contexto colombiano.
¿Cómo se utiliza ISAD(G) Colombia en la descripción archivística?
ISAD(G) Colombia se utiliza para describir y catalogar los documentos y materiales que se encuentran en los archivos, y se enfoca en proporcionar información clara y concisa sobre la naturaleza, contenido y alcance de cada documento o material. La aplicación de ISAD(G) Colombia implica varios pasos, incluyendo la identificación y descripción de los documentos y materiales, la creación de un inventario y un índice, y la inclusión de metadatos para facilitar la búsqueda y acceso a los documentos.
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¿Qué características tiene ISAD(G) Colombia?
ISAD(G) Colombia tiene varias características que lo hacen útil para la descripción archivística en Colombia. Algunas de estas características incluyen la capacidad de describir diferentes formatos de documentos, como textos, imágenes y audiovisuales, la posibilidad de incluir metadatos para facilitar la búsqueda y acceso, y la capacidad de describir los contextos históricos y culturales en que se desarrollaron los documentos y materiales.
Ejemplo de uso de ISAD(G) Colombia en la vida cotidiana
Un ejemplo de uso de ISAD(G) Colombia en la vida cotidiana es en la gestión de archivos personales o familiares. Al describir y catalogar los documentos y materiales que se encuentran en estos archivos, se puede garantizar su conservación y preservación, y se puede facilitar el acceso a la información para futuras generaciones.
¿Qué significa descripción archivística?
La descripción archivística es el proceso de crear una descripción breve y concisa de los documentos y materiales que se encuentran en los archivos. La descripción archivística se enfoca en proporcionar información clara y concisa sobre la naturaleza, contenido y alcance de cada documento o material, y se utiliza para facilitar la búsqueda y acceso a la información.
¿Cuál es la importancia de ISAD(G) Colombia en la conservación y preservación de archivos?
La importancia de ISAD(G) Colombia en la conservación y preservación de archivos radica en que proporciona un estándar común para la descripción y catalogación de documentos y materiales, lo que facilita la búsqueda y acceso a la información. Además, ISAD(G) Colombia ayuda a garantizar la conservación y preservación de los documentos y materiales, al proporcionar orientaciones y recomendaciones para la gestión y conservación de los archivos.
¿Existen diferentes tipos de descripciones archivísticas según ISAD(G) Colombia?
Sí, existen diferentes tipos de descripciones archivísticas según ISAD(G) Colombia. Algunos de estos tipos incluyen la descripción de documentos, la descripción de archivos, la descripción de colecciones, y la descripción de series. Cada tipo de descripción archivística tiene sus propias características y requerimientos, y se utiliza para describir y catalogar diferentes tipos de documentos y materiales.
Ventajas y desventajas de ISAD(G) Colombia
Ventajas:
- Proporciona un estándar común para la descripción y catalogación de documentos y materiales.
- Facilita la búsqueda y acceso a la información.
- Ayuda a garantizar la conservación y preservación de los documentos y materiales.
Desventajas:
- Puede ser un proceso lento y tedioso.
- Requiere una buena comprensión de los conceptos y principios de la descripción archivística.
- Puede ser costoso implementar y mantener un sistema de descripción archivística.
Bibliografía de ISAD(G) Colombia
- ISAD(G) Colombia: Guía para la descripción archivística (Editorial Universidad Nacional de Colombia, 2015)
- Descripción archivística: principios y prácticas (Editorial Universidad de los Andes, 2012)
- Archivos y documentos: una perspectiva colombiana (Editorial Universidad del Valle, 2008)
- La descripción archivística en Colombia: una visión general (Revista Archivos, n.º 34, 2010)
Isabela es una escritora de viajes y entusiasta de las culturas del mundo. Aunque escribe sobre destinos, su enfoque principal es la comida, compartiendo historias culinarias y recetas auténticas que descubre en sus exploraciones.
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