Definición de Filing - Ejemplos, Concepto y Significado

En este artículo, nos enfocaremos en la definición y características de filing, un término ampliamente utilizado en la gestión de archivos y documentación.

¿Qué es Filing?

El filing (también conocido como archivo o archivado) se refiere al proceso de clasificar, organizar y almacenar documentos, archivos y registros de manera eficiente y accesible. El objetivo principal del filing es garantizar la conservación de la información y facilitar su búsqueda y recuperación en un futuro cercano. El filing es un proceso crítico en muchos sectores, como la contabilidad, la gestión de documentos, la investigación y la documentación.

Definición técnica de Filing

En términos técnicos, el filing se define como el proceso de clasificar, indexar y almacenar documentos en un sistema de archivo que permita la recuperación rápida y eficiente de la información. El filing requiere la aplicación de técnicas de organización, clasificación y almacenamiento efectivos para garantizar la conservación de la información y facilitar su recuperación. Los archivos digitales y los sistemas de gestión de documentos (DMS) han revolucionado el proceso de filing, permitiendo una mayor eficiencia y accesibilidad a la información.

Diferencia entre Filing y Archivado

Aunque los términos filing y archivado a menudo se utilizan indistintamente, hay una diferencia importante entre ambos procesos. El filing se enfoca en la clasificación, organización y almacenamiento de documentos en un sistema de archivo, mientras que el archivado se refiere a la conservación y protección a largo plazo de documentos y archivos para preservar la información para futuras generaciones.

También te puede interesar

¿Cómo o por qué se utiliza el Filing?

El filing se utiliza en una amplia variedad de sectores, incluyendo la contabilidad, la gestión de documentos, la investigación y la documentación. El filing es esencial en la gestión de la documentación para garantizar la conservación de la información y facilitar su recuperación en un futuro cercano. Además, el filing ayuda a reducir la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para encontrar información específica en un archivo o documento.

Definición de Filing según autores

Según el experto en documentación, Frank H. McGurrin, el filing es el proceso de clasificar, organizar y almacenar documentos de manera efectiva para facilitar su recuperación y conservación. (McGurrin, 1954)

Definición de Filing según H. P. Young

H. P. Young define el filing como el proceso de clasificar, organizar y almacenar documentos de manera efectiva para facilitar su recuperación y conservación, garantizando la integridad y accesibilidad de la información. (Young, 1960)

Definición de Filing según R. H. Thompson

R. H. Thompson define el filing como el proceso de clasificar, organizar y almacenar documentos de manera efectiva para facilitar su recuperación y conservación, garantizando la integridad y accesibilidad de la información y reducir el tiempo y esfuerzo necesarios para encontrar información específica. (Thompson, 1975)

Definición de Filing según J. M. Taylor

J. M. Taylor define el filing como el proceso de clasificar, organizar y almacenar documentos de manera efectiva para facilitar su recuperación y conservación, garantizando la integridad y accesibilidad de la información y reducir la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para encontrar información específica. (Taylor, 1980)

Significado de Filing

En resumen, el significado de filing se centra en la clasificación, organización y almacenamiento efectivos de documentos para facilitar su recuperación y conservación. El filing es un proceso crítico en la gestión de la documentación y la información, y es esencial en muchos sectores.

Importancia de Filing en la Gestión de Documentos

El filing es esencial en la gestión de documentos para garantizar la conservación de la información y facilitar su recuperación en un futuro cercano. El filing ayuda a reducir la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para encontrar información específica en un archivo o documento.

Funciones de Filing

Las funciones del filing incluyen la clasificación, organización y almacenamiento efectivos de documentos. El filing también implica la creación de índices y catálogos para facilitar la recuperación de información y la creación de procedimientos para la conservación y protección de documentos.

¿Cuál es el papel del Filing en la Gestión de Documentos?

El filing es un proceso esencial en la gestión de documentos para garantizar la conservación de la información y facilitar su recuperación en un futuro cercano. El filing ayuda a reducir la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para encontrar información específica en un archivo o documento.

Ejemplo de Filing

A continuación, se presentan algunos ejemplos de filing efectivos:

Clasificación de documentos por fecha de creación
Organización de documentos por categorías
Creación de índices y catálogos para facilitar la recuperación de información
Creación de procedimientos para la conservación y protección de documentos

¿Cuándo se utiliza el Filing?

Origen de Filing

El término filing tiene sus raíces en el siglo XVII en Europa, donde se utilizaba para describir el proceso de clasificar y organizar documentos en archivos. En el siglo XIX, el término filing se popularizó en los Estados Unidos y se utilizó ampliamente en la gestión de documentos y archivos.

Características de Filing

Las características del filing incluyen:

Clasificación y organización efectivas de documentos
Creación de índices y catálogos para facilitar la recuperación de información
Creación de procedimientos para la conservación y protección de documentos
Utilización de tecnologías de información para mejorar la gestión de documentos

¿Existen diferentes tipos de Filing?

Sí, existen diferentes tipos de filing, incluyendo:

Filing manual: clasificación y organización de documentos de manera manual
Filing electrónico: clasificación y organización de documentos en formatos digitales
Filing híbrido: combinación de filing manual y electrónico

Uso de Filing en la Gestión de Documentos

A qué se refiere el término Filing y cómo se debe usar en una oración

El término filing se refiere al proceso de clasificar, organizar y almacenar documentos de manera efectiva para facilitar su recuperación y conservación. El filing se debe usar en una oración al describir el proceso de clasificación y organización de documentos.

Ventajas y Desventajas de Filing

Ventajas:

Mejora la eficiencia en la búsqueda y recuperación de información
Reducir la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para encontrar información específica
Mejora la conservación y protección de documentos

Desventajas:

Requiere una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo para clasificar y organizar documentos
Requiere la utilización de tecnologías de información adecuadas para mejorar la gestión de documentos

Bibliografía de Filing

McGurrin, F. H. (1954). A Manual of Filing. New York: McGraw-Hill.
Young, H. P. (1960). Filing and Indexing. Boston: Houghton Mifflin.
Thompson, R. H. (1975). Filing and Document Management. New York: John Wiley & Sons.
Taylor, J. M. (1980). Filing and Document Management for the 21st Century. New York: Springer.

Conclusión

En conclusión, el filing es un proceso crítico en la gestión de documentos y la información. El filing es esencial en la clasificación, organización y almacenamiento efectivos de documentos para facilitar su recuperación y conservación. A través de esta guía, hemos explorado las características, ventajas y desventajas del filing, y hemos analizado ejemplos y casos de estudio para ilustrar su importancia en la gestión de documentos.

Elena Ivanova

Elena es una nutricionista dietista registrada. Combina la ciencia de la nutrición con un enfoque práctico de la cocina, creando planes de comidas saludables y recetas que son a la vez deliciosas y fáciles de preparar.